Registre des assemblées générales: obligations, tenue et dématérialisation

‍

Qu'est-ce que le registre des assemblées générales ?

‍

Ce registre est un document officiel obligatoire pour toutes les sociétés (SARL, SAS, etc.), où sont consignés les principales décisions prises lors des assemblées générales. Il constitue un outil de traçabilité et de transparence pour les associés, les dirigeants et les administrations.

‍

Pourquoi le registre des assemblées générales est‑il obligatoire 

‍

Il répond à des exigences légales encadrées notamment par le Code de commerce. Il assure la sécurité juridique des actes collectifs et garantit la preuve en cas de contrôle ou conflit ultérieur.

Les obligations légales liées au registre des assemblées générales

‍

Les mentions obligatoires à inscrire

‍

• La date, le lieu et le type d’assemblée (ordinaire, extraordinaire)
• L’ordre du jour
• Le nombre de participants ou de parts présents ou représentés
• Les décisions votées, les résultats (votes pour, contre, abstentions)
• Signatures des dirigeants ou du secrétaire habilité

‍

Les types d'assemblées concernées

‍

Toutes les assemblées générales – ordinaires, extraordinaires, ordinaires annuelles, etc. – doivent être consignées dans ce registre dès leur tenue.

‍

Comment tenir correctement le registre des assemblées générales ?

‍

Les supports possibles : papier ou électronique

‍

• Papier : un registre physique relié, numéroté, signé par les dirigeants.
• Électronique : un registre numérisé avec horodatage, signature électronique conforme, stockage sécurisé.
• ‍

Conseils pour une gestion optimale du registre

‍

• Veiller à une mise à jour systématique après chaque assemblée.
• Identifier clairement les versions et éviter les modifications non tracées.
• Assurer un accès contrôlé aux utilisateurs habilités.
• Maillage interne : si vous numérisez, consultez le guide du registre dématérialisé pour adopter les bonnes pratiques.
• ‍

Les sanctions en cas de non-respect des obligations

‍

• Absence ou tenue irrégulière peut entraîner des sanctions administratives ou fiscales.
• Les décisions prises peuvent être contestées ou annulées.
• En cas de litige, l’absence de registre fiable affaiblit la position de la société devant les tribunaux.

‍

Numérisation du registre des assemblées générales : avantages et démarches

‍

• Avantages : sécurisation et traçabilité renforcées, accès à distance, gain de temps, conformité avec la réglementation (horodatage, audit trail).
• Démarches :
  • Choisir une solution certifiée,
  • Mettre en place un plan de migration,
  • Former les utilisateurs aux usages dématérialisés.

Pour aller plus loin, découvrez comment digitalisez votre registres de mandats sociaux et explorez la gestion de vos droits de vote et des dividendes, essentielle pour une gouvernance transparente.

‍

FAQ sur le registre des assemblées générales

‍

Quelle est la différence entre le procès‑verbal et le registre ?

‍

Le procès‑verbal contient le détail des débats et délibérations. Le registre, lui, consigne les décisions adoptées – résumé officiel et formel des votes.

‍

Combien de temps faut‑il conserver le registre des assemblées générales ?

‍

Il doit être conservé durablement (souvent à vie de la société), sans altération, avec une traçabilité intacte.

‍

Qui est responsable de la tenue du registre au sein de l'entreprise ?

‍

La responsabilité incombe généralement au dirigeant (président, gérant). Ce dernier peut déléguer à un secrétaire habilité, à condition que les mentions et signatures restent conformes à la loi.

‍

Articles internes à consulter pour aller plus loin :

• [le guide du registre dématérialisé]
• [digitalisez votre registres de mandats sociaux]
• [la gestion de vos droits de vote et des dividendes]
• [la cap table]
• [la gestion documentaires juridiques]
• [gérer votre actionnariat familial]
• [la gestion l'actionnariat salarié et BSPCE]

‍