Registre des assemblées générales : guide complet

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Le registre des assemblées générales consigne les décisions adoptées par les associés ou actionnaires et leur donne une valeur probante. Au-delà du formalisme, c’est un véritable socle de conformité : il sécurise la gouvernance, fluidifie les opérations stratégiques et rassure investisseurs et auditeurs.

Ce guide passe en revue son rôle, les obligations, la tenue pratique (papier vs électronique), ainsi que les risques en cas d’irrégularités. Nous illustrons aussi son importance dans une opération de LBO ou une levée de fonds, où la traçabilité des décisions est déterminante.

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1) Qu’est-ce que le registre des assemblées générales ?

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Le registre des AG regroupe les procès-verbaux des décisions prises en assemblée (AGO/AGE). Il trace l’ordre du jour, les résolutions, les résultats des votes et les signatures requises. En cas de contrôle ou de litige, il constitue une preuve chronologique et opposable des décisions sociales.

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2) Qui est responsable de la tenue du registre ?

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La responsabilité incombe aux dirigeants (gérant, président, conseil, selon la forme). Elle peut être déléguée au secrétariat juridique, mais reste placée sous leur contrôle. De nombreuses sociétés sécurisent cette mission en s’appuyant sur un outil digital pour limiter les erreurs de formalisme.

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3) Quelles mentions doivent figurer dans le registre ?

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• Date, lieu et type d’assemblée (AGO/AGE).
• Ordre du jour et texte des résolutions.
• Présence/quorum, modalités de vote, résultats et pouvoirs.
• Pièces annexes utiles (convocations, feuilles de présence, rapports).
• Signature(s) requise(s) (président de séance, le cas échéant membres du bureau).

La cohérence entre registre, statuts, délégations et décisions intra-groupe est essentielle, notamment quand la table de capitalisation évolue (attributions, conversions, transferts).

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4) Procédure de tenue et conservation

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Les procès-verbaux sont inscrits dans l’ordre chronologique, sans rature ni intercalation, et conservés durablement. Chaque opération (approbation des comptes, affectation de résultat, nominations, opérations sur capital) doit être retracée avec ses pièces justificatives.

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5) Pourquoi opter pour la dématérialisation du registre d’assemblée générale ?

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1. Une saisie automatisée des données pour un gain de temps

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La préparation et l’intégration des procès-verbaux sont accélérées grâce à des modèles et à une saisie assistée. Moins de ressaisies, moins d’erreurs, plus de régularité sur l’ensemble des assemblées.

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2. Une meilleure sécurisation et conservation des décisions

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Un registre électronique garantit l’horodatage, la traçabilité et la conservation durable des décisions. Il renforce la valeur probante et facilite la vérification lors des audits et contrôles.

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3. Une gestion centralisée et simplifiée du registre

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Toutes vos assemblées et décisions sont regroupées dans une plateforme unique. Vous accédez à une organisation claire, structurée et toujours à jour, ce qui réduit le risque d’erreur ou d’omission.

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4. Un accès facilité et permanent aux documents

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Les dirigeants, associés et partenaires autorisés disposent d’un accès en ligne 24/7 aux décisions consignées. La consultation et le partage des documents deviennent instantanés, ce qui fluidifie la gouvernance et améliore la transparence.

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6) Risques en cas de registre non conforme

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Un registre incomplet ou irrégulier expose la société à des risques : contestation, nullité potentielle de décisions, délais dans une transaction, voire responsabilité du dirigeant. Lors d’une opération stratégique, c’est un point de contrôle prioritaire au même titre que la cap table et les clauses sensibles d’un pacte d’actionnaires.

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7) Cas pratiques : quand le registre fait la différence

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Levée de fonds et due diligence

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Les investisseurs examinent la chronologie des décisions : approbations, autorisations d’émission, délégations, plans d’instruments financiers… Un registre clair et complet accélère la due diligence et renforce la confiance.

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Transmission par LBO

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Dans un LBO, la holding d’acquisition et les entités du périmètre doivent présenter un historique précis des décisions. Un registre à jour réduit les zones d’ombre et rassure les auditeurs.

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Actionnariat salarié

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L’attribution et l’exercice de stock-options ou de BSPCE impliquent des autorisations et des preuves de vote. Un registre bien tenu sécurise la mise en place et simplifie le suivi.

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8) Conclusion

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Le registre des AG est l’épine dorsale de votre conformité et un accélérateur lors des opérations stratégiques. Tenu avec rigueur et outillé de façon moderne, il fluidifie vos levées de fonds, sécurise un LBO et fiabilise l’évolution de votre capital. Adopter sa version dématérialisée, c’est allier sécurité, efficacité et transparence dans votre gouvernance.

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FAQ – Registre des assemblées générales et dématérialisation

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Est-il légal de dématérialiser son registre des assemblées générales ?

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Oui, la loi autorise la dématérialisation du registre, à condition de garantir l’intégrité, la traçabilité et la conservation des données. Un registre électronique doit permettre d’horodater chaque décision, d’assurer l’immutabilité des informations et de conserver les preuves de vote et de signature.

Peut-on passer d’un registre papier à un registre électronique ?

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Il est possible de migrer un registre papier existant vers un registre électronique. Cette transition doit être réalisée avec rigueur afin d’assurer la continuité des informations et leur conformité juridique. Uplaw accompagne les entreprises dans ce processus de digitalisation, en garantissant la sécurité et l’intégrité des données transférées.

Qui a accès au registre électronique ?

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L’accès au registre numérique est strictement encadré. Seuls les dirigeants, associés, auditeurs ou partenaires habilités peuvent consulter les données. Une plateforme sécurisée permet de gérer les droits d’accès de manière granulaire, afin que chaque utilisateur dispose uniquement des informations qui le concernent.

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Comment les données sont-elles sécurisées dans un registre électronique ?

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La sécurité repose sur plusieurs mécanismes : hébergement dans des data centers européens certifiés, chiffrement des données en transit et au repos, sauvegardes régulières et traçabilité complète de toutes les actions réalisées. Ces dispositifs garantissent la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des registres, même en cas d’incident technique.

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Quels sont les avantages d’une solution centralisée ?

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Un registre dématérialisé intégré dans une solution unique offre un triple avantage : il simplifie la préparation des assemblées, réduit les délais lors des levées de fonds ou d’un audit, et renforce la confiance des investisseurs en garantissant la conformité et la transparence des décisions sociales.

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