Comment bien assurer le suivi de ses BSPCE ?

1 - Le suivi des délégations de compétence et de leurs mises en œuvre

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‍Le suivi des délégations de compétence et de leur mise en œuvre est un préalable nécessaire et obligatoire  pour valider les émissions et attributions de vos BSPCE telles que décidées par l'Assemblée Générale puis l’organe représentant de votre société.

Il est fréquent que les fondateurs et/ou investisseurs décident l’émission de BSPCE et une attribution concomitante lors d’une AG des associés, telle une décision d’augmentation de capital. Toutefois, en pratique, il est souvent voté une « enveloppe d’intéressement  », destinée aux futurs salariés à recruter ou aux mandataires.

Dans ce cadre, il est essentiel d’avoir une vue exhaustive et précise de la durée des délégations (légalement encadrées dans le temps) et du nombre de BSPCE restant à attribuer afin de piloter précisément l’incentive des bénéficiaires (présents ou futurs).

‍2 - Le suivi de la réalisation des conditions d’exercice : vesting, cliff, conditions de performance, de présence

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‍Lors de l’attribution des BSPCE, les conditions d’exercice des bons sont anticipées dans un règlement de plan de BSPCE conclu par chaque bénéficiaire avec la société émettrice. C’est la liberté contractuelle qui prédomine et dans ce cadre les praticiens proposent des conditions d’exercice adaptées au besoin de croissance des sociétés et des profils qu’elles souhaitent incentiver.

‍Classiquement, on retrouve parmi les conditions d’exercice : condition de présence, de performance (analysée au niveau de la société ou des bénéficiaires), vesting, etc.

Le suivi de ces conditions d’exercice peut très vite s’avérer complexe et chronophage. Uplaw vous permet de suivre les calendriers d’exercice et la réalisation desdites conditions visées, conformément aux plans d’attribution mis en place, en permettant à chaque attributaire d’accéder à sa fiche d’informations et donc de connaître la quantité exerçable à une date souhaitée.

‍3 - Suivi des exercices et des caducités

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La solution Uplaw permet le suivi des différents exercices des BSPCE (donnant ainsi le droit à la qualité d’associé) et les potentielles caducités des BSPCE, via une mise à jour périodique de vos attributaires, vous assurant ainsi également la mise à jour de votre captable.

Et même si les BSPCE n'ont plus de secret pour vous, il n'en va pas forcément de même pour vos collaborateurs. Entre le jargon technique (émission / attribution / exercice / cliff) / fenêtre d’exercice), la mécanique des vesting et les conditions d’exercice, vos futurs attributaires seront rapidement perdus. Il existe pourtant deux étapes qui vous permettent de faciliter la compréhension des BSPCE et des vesting à vos attributaires.

‍1- Expliquer le fonctionnement des BSPCE

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Pour accompagner vos collaborateurs, n’hésitez pas à vous appuyer sur vos avocats pour préparer des supports de présentations didactiques et animer des réunions d’informations. Cela permettra d’expliquer de manière pratique et concrète la philosophie et le fonctionnement de ces instruments.

En effet, les BSPCE sont des instruments d’incentive, et mal présentés, ils peuvent devenir déceptifs s’ils sont mal compris par les bénéficiaires. Il sera ici nécessaire d’apporter de la pédagogie et expliquer les nombreux anglicismes (issus du private equity) :

• Vesting - Calendrier et modalités d'exercice des BSPCE dans le temps ;
• Cliff - Délai de carence avant de pouvoir exercer tout ou partie des BSPCE ;
• Strike – Prix d’exercice du BPSCE, défini dans la documentation (plan ou règlement);
• Exit – Cession de 100% des titres de la société au cours de laquelle le titulaire bénéficiera d’une liquidité ;

Si les BSPCE sont attribués gratuitement, il est essentiel de préciser que leur exercice est payant et qu’il conditionne l’accession à la qualité d’associé (date à laquelle les actions sont émises).

Le prix d’exercice des bons est fixé lors de l’attribution et demeure figé dans le temps, de telle sorte que le salarié bénéficie (sous réserve de réalisation des conditions d’exercice) de la possibilité d’exercer ses bons à un prix « favorable » dans l’éventualité où la valorisation de la société augmente dans le temps en cas de croissance.

De ce fait, le salarié a tout intérêt à participer au développement de la valeur de l'entreprise.

En complément du règlement de plan conclu par le bénéficiaire, il est fondamental d’anticiper la signature d’un engagement contractuel (mini pacte d’associés) ayant vocation à régir les droits et obligations des titulaires ; à savoir notamment :

• sort des actions reçues du fait de l’exercice des bons en cas de rupture du contrat de travail;
• modalités d’exit
• changement de contrôle de la société, etc.

‍2- Permettre aux salariés de suivre le vesting et les conditions d’exercice

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‍Sans surprise, il est très important que le salarié puisse avoir un regard sur son vesting et la réalisation des conditions d’exercice de ses bons. Il pourra ainsi vérifier les valeurs, les droits exerçables ou encore les conséquences d’une caducité future.

Si cela peut vite devenir chronophage pour les ressources humaines au sein de l'entreprise, le plus simple est encore d'ouvrir un accès Uplaw à chaque salarié titulaire de BSPCE, avec une vue dédiée à son vesting. Cela permet de libérer du temps aux équipes RH, tout en assurant un suivi efficace et sans risque (le salarié n'accède qu'aux données le concernant).

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Déployer rapidement des plans BSPCE est une autre problématique pour les entreprises comptant de nombreux salariés. L'attribution en masse de BSPCE requiert la création et l'envoi de nombreux documents.

Il s'agit d'une tâche laborieuse et chronophage qui fait régulièrement perdre beaucoup de temps aux entreprises et à leurs avocats.

Il est désormais possible de très facilement  "pré peupler", générer, dupliquer, publiposter des documents avec un gain de temps remarquable, et de proposer leur signature en ligne.

En s’appuyant sur les templates des avocats de l’entreprise, et du fichier des paramètres de l’opération, le module de Document Automation offre une fiabilité remarquable.

Pour finir, le secret pour bien suivre ses BSPCE réside à la fois dans une bonne communication, mais également dans :

• La compréhension des règlements de plan;
• Le suivi des délégations de compétence ;
• Le suivi du calendrier des vesting ;
• Le suivi des conditions d’exercices et de caducité
• La gestion des caducités.

‍Article rédigé en partenariat avec Numa Avocats