Registres dématérialisés : cadre légal, conditions de validité et mise en place

Registres dématérialisés : décret du 31 octobre 2019, signature électronique avancée, horodatage, cas de la SAS et étapes de mise en place.

En bref

Depuis le décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019, entré en vigueur le 4 novembre 2019, les sociétés civiles et commerciales peuvent tenir leurs registres de décisions sous forme électronique.
Les procès-verbaux doivent alors être signés au moyen d'une signature électronique au moins avancée, au sens du règlement européen eIDAS, et datés par un horodatage offrant toute garantie de preuve.
Dans une SAS, les statuts peuvent prévoir d'autres modalités ; à défaut, la signature avancée s'applique.
Le registre des mouvements de titres peut être tenu sur tout support durable, y compris un dispositif d'enregistrement électronique partagé.
Un registre dématérialisé a la même valeur qu'un registre papier, à condition de respecter ces exigences.

Pendant longtemps, les registres des sociétés devaient être tenus sur papier, dans des volumes cotés et paraphés. Ce n'est plus une obligation : la loi permet désormais de tenir les registres de décisions et le registre des mouvements de titres sous forme électronique, à condition de garantir l'identité des signataires, l'intégrité des documents et leur datation.

Ce guide présente le cadre légal de la dématérialisation, les conditions de validité, le cas particulier de la SAS et les étapes de mise en place. La liste des registres obligatoires selon la forme de la société figure dans notre article sur les registres sociaux obligatoires.

Quels registres peuvent être dématérialisés ?

Registre	Fondement de la dématérialisation
Registre des décisions des associés (assemblées, décisions collectives, associé unique)	Décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019 [1]
Registres de présence et des délibérations du conseil d'administration ou de surveillance d'une SA	Décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019 [1]
Registre des mouvements de titres des sociétés par actions	Article R.228-8 du Code de commerce : tenue chronologique sur papier ou sur tout autre support durable, notamment un dispositif d'enregistrement électronique partagé [2]

La tenue du registre des mouvements de titres est détaillée dans notre article sur le registre des mouvements de titres, et celle du registre des assemblées dans notre article sur le registre des assemblées générales.

Quelles sont les conditions de validité ?

Pour les registres de décisions, le décret du 31 octobre 2019 pose deux exigences principales [1] :

Une signature électronique au moins avancée : elle doit être liée au signataire de manière univoque, permettre de l'identifier, être créée par des moyens qu'il contrôle et être liée aux données signées de sorte que toute modification ultérieure soit détectable, selon l'article 26 du règlement eIDAS [3].
Une datation fiable : les procès-verbaux sont datés par un moyen d'horodatage offrant toute garantie de preuve.

Le registre doit en outre être tenu de manière à garantir l'intégrité des procès-verbaux et leur conservation. Un écrit électronique a la même force probante qu'un écrit papier, dès lors que son auteur peut être identifié et qu'il est établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité [4].

Le cas de la SAS : les statuts d'une SAS peuvent fixer d'autres modalités de tenue du registre et d'établissement des procès-verbaux sous forme électronique. Dans le silence des statuts, la signature électronique avancée s'applique. Il est donc utile de vérifier, et le cas échéant d'adapter, les statuts avant de dématérialiser.

Comment passer d'un registre papier à un registre électronique ?

À retenir : les étapes

Recenser les registres existants et vérifier qu'ils sont complets et à jour.
Vérifier les statuts, en particulier pour une SAS, et les adapter si nécessaire.
Choisir un outil qui assure signature électronique avancée, horodatage, traçabilité et conservation.
Clôturer proprement le registre papier à la date de bascule et le conserver.
Définir les accès : qui consulte, qui prépare, qui signe.

La bascule est aussi l'occasion de rapprocher les registres de la table de capitalisation. Un écart entre les deux, par exemple une cession inscrite dans la cap table mais absente du registre, est une source fréquente de questions lors d'une due diligence.

Exemple fictif

Une SAS a connu, en cinq ans, deux levées de fonds, huit cessions de titres et quatre exercices de BSPCE, soit quatorze opérations à inscrire au registre des mouvements de titres. Lors du rapprochement préalable à la dématérialisation, elle constate que deux cessions n'ont pas été inscrites. Les mouvements manquants sont inscrits à leur date, sur la base des ordres de mouvement signés, avant la bascule vers le registre électronique.

Quels bénéfices et quelles limites ?

La dématérialisation évite les registres perdus ou incomplets, accélère la signature des procès-verbaux, notamment lors d'assemblées tenues en ligne, et facilite l'accès des personnes autorisées. Elle ne dispense pas pour autant de la rigueur : un registre électronique incomplet reste incomplet, et la valeur des documents dépend du respect des exigences de signature, de datation et de conservation.

FAQ : questions fréquentes sur les registres dématérialisés

Un registre dématérialisé a-t-il la même valeur qu'un registre papier ?

Oui, s'il respecte les exigences du décret du 31 octobre 2019 : signature électronique au moins avancée, horodatage fiable et conservation garantissant l'intégrité des procès-verbaux.

Quelle signature électronique utiliser pour les procès-verbaux ?

Une signature au moins avancée, au sens de l'article 26 du règlement eIDAS. Dans une SAS, les statuts peuvent prévoir d'autres modalités ; à défaut, la signature avancée s'impose.

Le registre des mouvements de titres peut-il être tenu en ligne ?

Oui. L'article R.228-8 du Code de commerce permet de le tenir de manière chronologique sur tout support durable, y compris un dispositif d'enregistrement électronique partagé.

Que faire de l'ancien registre papier ?

Il doit être clôturé à la date de bascule et conservé, car il contient l'historique des décisions et des mouvements antérieurs.

Conclusion

Depuis 2019, la dématérialisation des registres est ouverte à toutes les sociétés civiles et commerciales. Elle suppose une signature électronique au moins avancée, un horodatage fiable et une conservation sécurisée. Bien menée, la bascule permet aussi de remettre à plat l'historique de la société et d'aligner registres et table de capitalisation.

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Échanger avec notre équipe

Cet article présente l'état du droit au 28 octobre 2026 à titre d'information générale. L'exemple chiffré est fictif.

Sources

[1] Décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019 relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés et des registres comptables de certains commerçants — Légifrance
[2] Code de commerce, article R.228-8 — Légifrance
[3] Règlement (UE) n° 910/2014 du 23 juillet 2014 (règlement eIDAS), article 26 — EUR-Lex
[4] Code civil, article 1366 — Légifrance

Publié le

2024-04-09

Mis à jour le

2026-10-28

Sophia Chabane

Directrice Juridique et CSM

Directrice juridique et Customer Success Manager chez Uplaw depuis 2019, Sophia accompagne au quotidien les sociétés dans la fiabilisation de leur actionnariat et la tenue de leurs registres légaux. Forte d'une expérience en cabinet et au greffe du Tribunal de commerce de Paris, elle fait le lien entre l'exigence juridique et l'usage concret de la plateforme.