Registres dématérialisés : guide complet pour une gestion 100% en ligne

Qu'est-ce qu'un registre dématérialisé ?

Un registre dématérialisé est la version électronique d'un registre traditionnel en papier. Cette forme numérique sécurisée contient les mêmes informations que son équivalent physique, tout en offrant des avantages significatifs en termes de praticité, fiabilité, et d'écologie.

Pour être valide, le registre dématérialisé doit respecter des normes strictes de sécurité et de traçabilité. Cela inclut l'utilisation d'une signature électronique avancée, essentielle pour garantir l'identité du signataire, le lien indissociable entre la signature et le document, ainsi que l'intégrité du document signé.

Types de registres pouvant être dématérialisés

Le décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019 a ouvert la voie à la dématérialisation d'une variété de registres. Sont concernés notamment :

• Les registres des délibérations et des décisions des associés ou de l'associé unique, pour les sociétés commerciales et civiles, y compris les procès-verbaux correspondants;
• Les registres des mouvements de titres pour les sociétés par actions;
• Le registre de présence et celui des délibérations pour le conseil d'administration ou le conseil de surveillance des sociétés anonymes;
• Le livre de recettes pour les personnes physiques opérant sous le statut de micro-entreprise;
• Le registre détaillé des achats pour les micro-entrepreneurs dont l'activité principale est la vente de marchandises ou la fourniture de logement.

La valeur légale des registres dématérialisés

Les registres dématérialisés possèdent la même valeur légale que leurs homologues en papier, à la condition qu'ils adhèrent aux exigences établies par le décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019. Ils doivent être conservés pour une durée minimale de cinq ans à partir de la clôture de l'exercice concerné et rester accessibles aux personnes autorisées, telles que les associés, les commissaires aux comptes, et les autorités compétentes. En outre, en cas de litige, ils peuvent servir de preuve, pourvu qu'ils soient établis et conservés dans des conditions qui assurent leur intégrité conformément à l'article 1367 du code civil.

Les étapes clés pour réussir la dématérialisation

Pour adopter la dématérialisation des registres avec succès, certaines étapes essentielles doivent être suivies :

1. Sélectionner un prestataire de confiance offrant une solution de dématérialisation qui respecte totalement les exigences légales, y compris en matière de signature électronique avancée, de conservation sécurisée et de facilité d'accès aux documents ;
2. Numériser les registres papier existants en s'assurant de la qualité et de la clarté du résultat, tout en gardant les originaux papier pendant la période légale requise ;
3. Élaborer les nouveaux registres en format électronique en utilisant la solution choisie, en veillant à ce que le format et le contenu soient conformes à la législation ;
4. Apposer une signature électronique sur les documents numériques avec un certificat délivré par un prestataire qualifié, tout en validant l'identité et la fonction du signataire ;
5. Utiliser un coffre-fort numérique pour la conservation des documents numérisés, garantissant sécurité, confidentialité, durabilité et traçabilité, en respectant les délais de conservation légaux ;
6. Permettre la consultation et le partage des documents numérisés à travers un service d'accès en ligne, accessible aux utilisateurs autorisés à tout moment, facilitant ainsi le partage sécurisé avec les parties prenantes.

Questions fréquentes sur la mise en place

Concernant l'implémentation de la dématérialisation des registres, voici quelques interrogations courantes :

• Est-il obligatoire de dématérialiser les registres ? Non, bien que non obligatoire, la dématérialisation offre de nombreux avantages, que nous explorerons plus loin dans cet article.
• La dématérialisation est-elle coûteuse ? La dématérialisation peut en réalité réduire vos dépenses en diminuant les coûts d'impression, de stockage, de gestion et de distribution des documents papier.
• Les registres dématérialisés sont-ils sécurisés ? Avec un prestataire fiable, la dématérialisation assure une sécurité renforcée, tout en garantissant la valeur légale et probatoire de vos documents.

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Pourquoi opter pour des registres dématérialisés ?

La transition vers des registres dématérialisés offre un éventail bénéfique pour les entreprises, associations, commerçants et collectivités territoriales. En choisissant cette voie, vous pourrez :

• Gagner du temps et de l’espace, en éliminant la nécessité de manipuler, classer et conserver physiquement les documents ;
• Améliorer l'accès et le partage d'informations, permettant aux utilisateurs autorisés de consulter les registres en ligne à leur convenance, depuis tout appareil ;
• Accentuer la sécurité et la traçabilité des données grâce à des outils tels que la signature électronique avancée, les coffres-forts numériques et la blockchain, assurant ainsi l’intégrité des documents et leur conservation en toute sécurité ;
• Diminuer les coûts et les risques associés à l'impression, la numérisation et le stockage papier tout en évitant les pertes et falsifications des documents ;
• Contribuer significativement à la protection de l’environnement en réduisant l’utilisation de papier, d'encre et d'énergie.

L'avenir des registres en format papier

Est-ce que les registres papier sont en voie de disparition ? Pas nécessairement. Cependant, ils font face à une compétition croissante de la part des versions numériques.

La dématérialisation est encouragée activement par les autorités à travers diverses mesures législatives et réglementaires. Par exemple, depuis le 1er janvier 2020, l'usage de la facture électronique est devenu obligatoire pour les transactions avec le secteur public, et dès le 1er janvier 2023, les registres d’enquêtes publiques doivent obligatoirement être tenus de manière dématérialisée.

De ce fait, les registres papier sont désormais l’exception, réservés pour des situations spécifiques.

Conformité et mises à jour

Adopter des registres dématérialisés implique de respecter des normes de conformité et de mises à jour régulières. Ces registres doivent être actualisés en cas de changements affectant les aspects légaux, comptables, sociaux ou environnementaux des entités concernées. A titre d'exemple, les mouvements de titres doivent être enregistrés à chaque transfert d’actions ou de parts sociales.

Il en va de même pour les registres de délibérations, qui doivent être mis à jour suite à chaque assemblée générale ou réunion de conseil d’administration. Les registres numériques doivent par ailleurs être conservés pour une durée minimum variable selon leur nature et le secteur d’activité.

Par exemple, les registres comptables doivent être archivés pendant 10 ans, les registres de délibérations durant 5 ans, et ceux des enquêtes publiques pendant 2 ans. En situation de contrôle, d'audit ou de litige, ces documents numériques doivent être accessibles et présentés de manière claire et intelligible aux autorités.

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