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La dématérialisation des registres sociaux : quels avantages pour les entreprises ?

La dématérialisation des registres sociaux présente de nombreux avantages pour les entreprises

La dématérialisation des registres sociaux : quels avantages pour les entreprises ?

La dématérialisation des registres sociaux est de plus en plus courante au sein des entreprises non cotées. Elle consiste à tenir les registres sociaux en format électronique plutôt qu'en format papier ou sous Excel. Cette pratique présente plusieurs avantages, à la fois en termes de sécurité, de fiabilité, de coûts et de simplicité de gestion. Dans cet article, nous aborderons les enjeux liés à la dématérialisation des registres sociaux pour les entreprises et présenterons les avantages qu'elle offre.

Les avantages de la dématérialisation des registres sociaux

La dématérialisation des registres sociaux présente de nombreux avantages pour les entreprises. Tout d'abord, elle permet de sécuriser les données en évitant les risques de perte, de dégradation ou de vol de documents papier.

Ensuite, elle offre une meilleure accessibilité des informations pour les différents acteurs concernés (Directions financières et juridiques des entreprises, avocats en Corporate, mais aussi associés et actionnaires), chacun pouvant ainsi avoir accès aux registres en totalité, ou de manière partielle. Des droits d’accès spécifiques à chaque profil permettant de gérer l’accès aux données.

Dématérialiser ses registres sociaux c’est aussi garantir une meilleure fiabilité de la donnée qui les compose. En rattachant les documents corporate relatifs à chaque ligne des registres, une vraie traçabilité se met en place, et ce chemin d’audit fiabilise la donnée visible sur les registres dématérialisés.

Enfin, elle permet une réduction significative des coûts de gestion liés à l'impression, la numérisation et le stockage des documents papier.

Le cadre juridique de la dématérialisation des registres sociaux

La dématérialisation des registres sociaux est réglementée par l’article R.228-8 du Code de commerce.

Ces textes prévoient que les registres des mouvements des titres peuvent être tenus en format dématérialisé. Ils pourront alors être tenus de manière chronologique sur un support durable.

Toutefois, la dématérialisation doit respecter certaines conditions, liées à la confidentialité des données contenues dans les registres sociaux, notamment en termes de sécurité et d'accessibilité des données. Ainsi, les entreprises doivent veiller à utiliser des moyens de sécurisation adaptés pour garantir la fiabilité et l'intégrité des données.

Les outils pour dématérialiser les registres sociaux

La dématérialisation des registres sociaux nécessite l'utilisation d'outils spécifiques. Les logiciels de gestion de registres permettent de créer et de gérer les registres sociaux en format électronique. Ils offrent également des fonctionnalités avancées, telles que la génération de rapports personnalisés ou la gestion des droits d'accès des différents acteurs concernés.

Certains logiciels de gestion de registres sont également conformes aux exigences de la réglementation en matière de sécurité et d'accessibilité des données. Avoir un outil de gestion de registres permettant de fiabiliser les données qu’ils contiennent, en associant la documentation corporate à chaque opération sur les registres, peut être un vrai bénéfice pour les entreprises

En conclusion

La dématérialisation des registres sociaux est une pratique de plus en plus courante au sein des directions financières ou juridiques des entreprises. Elle offre de nombreux avantages, tant en termes de sécurité, de fiabilité, de coûts que de simplicité de gestion.

Toutefois, la dématérialisation doit respecter le cadre juridique en vigueur et nécessite l'utilisation d'outils spécifiques. En adoptant cette pratique, les entreprises peuvent être en mesure de gérer plus efficacement leurs registres sociaux et de garantir la sécurité et l'accessibilité de leurs données.

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