Registre des assemblées générales : obligations, tenue et dématérialisation

Qu’est-ce que le registre des assemblées générales ?

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Le registre des assemblées générales, c’est un peu le carnet de bord officiel des décisions prises collectivement au sein d’une entreprise. On y consigne tous les procès-verbaux des AG, qu’elles soient ordinaires ou extraordinaires. C’est un outil indispensable pour garder une trace claire et structurée des grandes orientations prises par la société.

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Pourquoi est-ce obligatoire ?

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Parce qu’il s’agit d’une exigence du Code de commerce. Toute société doit pouvoir justifier des décisions prises lors de ses assemblées. Ce registre est une garantie de transparence et de conformité juridique. En cas de contrôle ou de litige, il joue un rôle clé.

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Ce que dit la loi à propos du registre des AG

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Ce qu’il doit contenir

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Chaque procès-verbal inscrit dans le registre doit mentionner un certain nombre d’éléments : la date, l’heure, l’ordre du jour, les participants, les décisions adoptées et bien sûr, les signatures. C’est une exigence de forme, mais aussi de fond.

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Quelles assemblées sont concernées ?

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Toutes. Qu’il s’agisse d’une assemblée générale ordinaire (AGO), extraordinaire (AGE), ou spécifique à la structure juridique de votre entreprise (SARL, SAS, SCI…), les délibérations doivent être consignées.

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Comment bien tenir son registre d’assemblées générales ?

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Support papier ou numérique ?

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Traditionnellement, les entreprises utilisaient des registres papier reliés, souvent achetés en papeterie. Aujourd’hui, la version numérique gagne du terrain, à condition de garantir l’intégrité des données et leur accessibilité sécurisée. Ce format permet une tenue plus souple et une recherche plus rapide.

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Quelques bonnes pratiques

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Pour gérer efficacement votre registre :

• Centralisez les informations dans un espace sécurisé,
  
  
• Numérotez et archivez vos documents de façon chronologique,
  
  
• Automatisez ce qui peut l’être (comme la génération des PV ou les convocations).
  
  

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Que risque-t-on si on ne le fait pas correctement ?

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Ne pas tenir de registre, ou le faire de manière incomplète, peut vous exposer à :

• des sanctions en cas de contrôle,
  
  
• l’invalidation de certaines décisions,
  
  
• une perte de crédibilité face à vos partenaires ou investisseurs.
  
  

Pourquoi passer au registre dématérialisé ?

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C’est simple : vous gagnez en temps, en fiabilité et en tranquillité. Grâce à des solutions comme la gestion documentaire Uplaw, vos registres sont accessibles en ligne, sécurisés, et vous bénéficiez d’une traçabilité complète.

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FAQ

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Quelle est la différence entre un procès-verbal et un registre ?

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Le procès-verbal est le compte rendu de la réunion. Le registre, lui, est le document officiel dans lequel on les classe, dans l’ordre chronologique.

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Combien de temps faut-il le conserver ?

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La durée légale est de 6 ans, mais il est fortement recommandé de conserver les registres aussi longtemps que la société existe.

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Qui est responsable de la tenue du registre ?

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Tout dépend de la structure de votre entreprise : cela peut être le président, le gérant, un juriste interne ou le secrétaire du conseil.

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